Een congres kun je niet zomaar op elke locatie organiseren. Er zijn een aantal factoren waar je rekening mee moet houden voor je een congreslocatie boekt.

Locatie

De locatie zelf is een van de belangrijkste beslissingen voor het kiezen van een congreslocatie. Allereerst moet de congreslocatie goed bereikbaar zijn met zowel het openbaar vervoer als de auto. Check zelf op services zoals www.9292ov.nl of de locatie met het openbaar vervoer te bereiken is. De meest veilige optie is uiteraard een congreslocatie vlakbij een treinstation. Bereikbaarheid per auto levert over het algemeen geen problemen op. Wel is het aan te raden om na te gaan of er geen wegwerkzaamheden in de buurt van de congreslocatie zijn. Dit kan een hoop ongemakken en licht geïrriteerde congresbezoekers voorkomen. Het checken van wegwerkzaamheden kun je gemakkelijk doen op sites als www.vananaarbeter.nl of de site van Rijkswaterstaat.

Houdt verder rekening met de doelgroep voor het congres. Trekt jouw congres voornamelijk mensen uit het bedrijfsleven, zorg dan dat de congreslocatie zich in de Randstad bevindt. Een congres voor de landbouwsector kan dan weer beter plaatsvinden in de provincie. Over het algemeen wil niemand te ver reizen voor een congres, dus sta hier bij het kiezen van een locatie bij stil.

Inrichting van de congreslocatie

Op een congres wil je een zakelijke doch ontspannen sfeer creëren. Een congres is bedoeld voor het uitwisselen van kennis, netwerken maar ook zeker voor gezelligheid. Zorg dat de inrichting van de congreslocatie hierop aansluit. Je zou de soorten sferen kunnen verdelen over verschillende kamers. Zo kun je denken aan een moderne en strakke inrichting van de ruimte waar het congres plaatsvindt, zodat het zakelijke gedeelte is gedekt en hier “strictly business” wordt besproken. Om het ook nog een beetje gezellig en ontspannen te houden, zou je een huiselijke koffiecorner kunnen verzorgen met grote banken waar iedereen zich in kan laten zakken en lekker kan worden geluncht. Ook is een gezellige borrellocatie een aanrader, als een gezellige afsluiter van het congres. Persoonlijk vind ik de sfeer van een oude, bruine kroeg de gezelligste uitstraling hebben dus zou ik bij het uitkiezen van een congreslocatie een bar zoeken die soortgelijk is ingericht.

De inrichting van de congreslocatie is uiteraard, net als het uitkiezen van de locatie zelf, afhankelijk van de doelgroep van jouw congres. Zo zal de top van de mensen uit het bedrijfsleven over het algemeen niet heel warm worden van een congreslocatie met een huiselijke inrichting en een bruine kroeg. Zorg dat je een beetje weet wat jouw doelgroep is en speel hierop in.

Overnachting

Duurt jouw congres langer dan één dag? Zorg er dan voor dat bij de congreslocatie zelf of in ieder geval niet te ver daar vandaan hotels zijn. Het zal jou een aantal bezoekers kosten indien deze mogelijkheid er niet is. Niet iedereen heeft immers zin om meerdere dagen op en neer te reizen. Houdt ook hierbij rekening met de doelgroep; als er alleen een vijf sterren hotel in de buurt zit, zal niet iedereen dat bedrag willen neerleggen om een congres te bezoeken. Zorg dus voor meerdere overnachtingsopties.