Ondernemers die op factuurbasis werken zullen het herkennen. Klanten die regelmatig te laat betalen. Heel erg vervelend want het kan er voor zorgen dat er bij jezelf wat krapte op de rekening komt en er minder ruimte is om te investeren. Deze investeringen zijn vaak nodig om de gewenste groeidoelen die je als ondernemer hebt te realiseren. Strak debiteurenbeheer waarbij je tijdig een aanmaning verstuurd is in ieder geval iets wat je altijd strak moet inrichten binnen je onderneming. Maar hoe doe je dat een aanmaning versturen. In dit blog vertellen we je in grote lijnen waar je op moet letten.

Waar voldoet een goede aanmaning aan?

Het is altijd even goed om in eerste instantie de definitie van de aanmaning goed vast te stellen. Veel mensen zien dit namlijk als de laatste aanmaning die verstuurd is nadat de eerste twee reguliere herinneringen niks hebben opgeleverd. Feitelijk is aanmaning een synoniem van herinneringsfactuur en verstuur je vaak een eerste, tweede en dan vaak de ingebrekestelling. De toonzetting van deze drie varianten is uiteraard anders. Bij het overschrijden van de betalingstermijn van de oorspronkelijke factuur kan het nog zijn dat je klant de betreffende factuur even over het hoofd heeft gezien. Er is vaak geen sprake van onwil of grote liquiditeitsproblemen. De toonzetting van de 1e aanmaning is daarom over het algemeen mild. Hierin is het van belang om je relatie met de klant niet onder druk te zetten. Daarnaast zorgt een milde toon er voor dat er meer welwillendheid is om je factuur alsnog per ommegaande te voldoen. De herinneringen die je erna gaat sturen mogen best steeds iets minder mild zijn. Bij de ingebrekestelling mag de toonzetting behoorlijk zakelijk zijn. Hierin vemeld je ook dat je incassokosten in rekening gaat brengen.

Mijn klant reageert op geen enkele aanmaning wat nu?

Helaas is het zo dat een deel van je facturen uiteindelijk helemaal niet voldaan wordt. Best een behoorlijk bedrijfsrisico waar je even bij stil moet staan om te bepalen hoe je tegen dit risico bestand bent. Reageert een klant helemaal niet op je herinneringen dan is het in ieder geval verstandig om samen te gaan werken met een goed incassobureau. Deze kunnen de vordering van je overnemen en in veel gevallen zorgen ze er voor dat de vordering alsnog op je rekening komt. Je debiteuren verzekeren is zeker ook geen slecht idee als je inziet dat je dit risico moeilijk zelf kunt dragen.